Reklamy

Jak zweryfikować kwalifikowany podpis elektroniczny

Wprowadzenie w Polsce elektronizacji przetargów publicznych obliguje wykonawców do stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego do podpisywania ofert i powiązanych z nimi dokumentów. Obowiązkiem zamawiających jest natomiast weryfikacja, czy taki podpis jest ważny. Jak to sprawdzić oraz jakie problemy mogą pojawić się w trakcie tego procesu? Na te i inne pytania odpowiadają eksperci z Marketplanet, kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy, KIR (Krajowej Izby Rozliczeniowej) oraz firmy Madkom w poradniku: „Jak prawidłowo weryfikować podpisane przez wykonawcę dokumenty”.

Pierwsze zmiany w zakresie postępowań publicznych zostały wprowadzone w Polsce w kwietniu 2017 roku oraz w październiku 2018. W ich konsekwencji wszystkie przetargi na kwoty powyżej progów unijnych są przeprowadzane elektronicznie. Od 1 stycznia 2021 r. obowiązek ten obejmie również przetargi tzw. krajowe.

Co to oznacza dla zamawiających i wykonawców?

Przede wszystkim zmianę sposobu komunikacji oraz przesyłania ofert i wszelkich dokumentów przetargowych. Elektronizacja wymaga, aby proces ten odbywał się online, z wykorzystaniem platform informatycznych. Narzędziem potwierdzającym prawdziwość dokumentów i zawartych w nich danych jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Wykonawca jest zobowiązany go używać, a zamawiający – zweryfikować, czy jest on ważny.

Procedura walidacji podpisu budzi sporo obaw wśród zamawiających. Nie są pewni, w jaki sposób sprawdzić podpis, jakich narzędzi do tego użyć, a także – jak zareagować na problemy pojawiające się podczas tego procesu. To dlatego przygotowaliśmy dla nich bardzo obszerny poradnik, w którym wyjaśniamy te kwestie – mówi Magdalena Szmalec, Business Director w Marketplanet.

Błędna weryfikacja podpisu elektronicznego może mieć daleko idące konsekwencje.

Weryfikacja podpisów ma duże znaczenie. Tylko oferta prawidłowo podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest ważna. Jakiekolwiek błędy w tym zakresie mogą spowodować odrzucenie oferty przez zamawiającego. Jednocześnie kluczowe jest, aby zamawiający potrafił sprawnie i prawidłowo dokonać walidacji podpisów, gdyż w przeciwnym razie – w skrajnym przypadku – może to doprowadzić do zawarcia umowy z wykonawcą, którego oferta była nieważna i w konsekwencji do unieważnienia umowy. Należy się też spodziewać, że skutkiem pandemii COVID-19 będzie upowszechnienie elektronizacji, w tym również w zakresie zamówień, których taki obowiązek teraz nie dotyczy i nie będzie dotyczył do 1 stycznia 2021 r. Znaczna część zamawiających postąpi tak ze względów bezpieczeństwa – mówi Tomasz Krzyżanowski, radca prawny w kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy.

Przygotowany przez Marketplanet poradnik powstał we współpracy z kancelarią Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy, KIR oraz firmą Madkom. Składa się z dziewięciu rozdziałów wypełnionych wiedzą ekspercką. Wyjaśnia między innymi to, jakie są formalno-prawne aspekty elektronizacji zamówień publicznych dotyczące podpisu elektronicznego, jakie rodzaje potwierdzenia tożsamości oraz usługi e-zaufania wprowadza nowa ustawa, jakim podpisem będzie można podpisać ofertę w zależności od wartości progów oraz jak dbać o ochronę danych osobowych m.in. podczas weryfikacji podpisanych dokumentów.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wprowadzony rozporządzeniem eIDAS daje wiele możliwości. Pozwala przede wszystkim na skuteczną elektronizację procesów biznesowych i praktycznie całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych. Stosując go, zyskujemy czas i pozbywamy się problemów, jakie wiążą się z weryfikacją tradycyjnych podpisów. Kwalifikowany podpis dzięki kwalifikowanemu certyfikatowi użytemu do jego weryfikacji pozwala dokładnie ustalić, kto jest jego autorem. Mamy też pewność, że treść podpisanego dokumentu nie została zmieniona. Wykorzystywany w obiegu dokumentów kwalifikowany podpis elektroniczny sprawia, że procedury przetargowe mogą zostać przeniesione wyłącznie do sfery cyfrowej, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa danych, zwiększeniu tempa procedowania i redukcji kosztów archiwizacji – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Poradnik jest dostępny pod adresem: promo.marketplanet.pl/weryfikuj_podpis.

Wraz ze wzrostem popularności usług zaufania należy także proporcjonalnie zwiększać świadomość użytkowników i edukować ich pod kątem tego, w jaki sposób mogą korzystać z oferowanych na rynku narzędzi oraz jaką moc prawną niosą za sobą poszczególne podpisy i w jakich sytuacjach należy ich użyć. Obecnie dzięki rozporządzeniu eIDAS możemy posługiwać się w bezpieczny i zgodny z prawem sposób podpisem kwalifikowanych na terenie całej Unii Europejskiej. Daje to wiele nowych możliwości, o których jeszcze kilka lat temu nie mogliśmy myśleć – wyjaśnia Marcin Gandera, specjalista ds. podpisu elektronicznego z firmy Madkom.

To nie jedyne ułatwienie dla zamawiających przygotowane przez Marketplanet.

Dodatkowo wprowadziliśmy też do naszej platformy eZamawiający funkcjonalność (opartą na mechanizmie KIR, Szafir) pozwalającą na zweryfikowanie, czy oferta oraz załączone dokumenty zostały poprawnie podpisane. Dzięki temu nasi użytkownicy nie muszą posiłkować się żadnymi zewnętrznymi narzędziami – dodaje Magdalena Szmalec.

Reklamy


Categories: Rynek, Newsy, Porady, prawo, Płatności

Tags:

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: