Biznesplan według nowego planu. Jak przeprowadzić firmę przez próg nowej rzeczywistości?

Rzeczywistość wokół obróciła się o 180 stopni. Firmy działają w nowym środowisku, które nie tylko wymusza zwinniejsze podejmowanie decyzji, ale w wielu przypadkach być może również zmianę strategii i szybsze podejmowanie kroków, które w innych okolicznościach były odkładane w czasie.  Blisko 70 proc. polskich firm w badaniu przeprowadzonym przez IDC w kwietniu 2020 roku zadeklarowało, że mimo pełnej wyzwań sytuacji gospodarczej utrzyma lub zwiększy wydatki na oprogramowanie w chmurze. Przy czym na narzędzia do współpracy wydatki chce zwiększyć 44.5 proc. badanych, a na aplikacje do wideokonferencji – aż 60.6 proc.

Doświadczenia wielu korporacji dowodzą, że nawet jeśli posiadają odpowiednią infrastrukturę sieciową, wyposażają pracowników w urządzenia mobilne i dają możliwość pracy spoza biura – czy to w nagłych wypadkach, czy to w sytuacji przedłużającego się zapotrzebowania na pracę zdalną większości działów – napotykają one poważne trudności. Zapewnienie wydajnego środowiska pracy zdalnej dla niewielkiej części pracowników zazwyczaj nie stanowi problemu. Jednak zabezpieczenie ciągłości działania biznesu i wsparcia dla 90% lub więcej zdalnych użytkowników staje się prawdziwym wyzwaniem. Tymczasem obserwujemy dziś organizacje, które z dnia na dzień musiały niemal w całości przenieść swoją pracę do domów pracowników. Badania IDC z kwietnia 2020 pokazują, że zapewnienie elastycznego modelu pracy stało się najważniejszym celem dla 56 proc. szefów IT w Polsce, zaś 44.5 proc. badanych firm planuje w czasie rynkowej niepewności zwiększyć nakłady na narzędzia do pracy zdalnej.

Co szczególnie istotne, firmy coraz rzadziej decydują się na pracę zdalną jedynie dla wybranych pracowników. Chcą raczej, lub bywają zmuszone przez okoliczności, umożliwić pracę mobilną jak najszerszemu gronu: od managerów po szeregowych pracowników, od osób odpowiedzialnych za bezpośrednią współpracę z klientami i partnerami biznesowymi po te wspierające procesy administracyjne w organizacji.

I najważniejsze: utrzymanie ciągłości działania w czasach, gdy klienci oczekują nieprzerwanej dostępności usług, a konkurencja jest gotowa ją zaoferować, musi znaleźć się na pierwszym miejscu listy priorytetów organizacji.

Pytanie zatem: co tak naprawdę powinno się zapewnić pracownikom?

Aby utrzymać ciągłość działania, warto zapewnić nie tylko dostęp do poczty firmowej.  Żeby efektywnie realizować obowiązki, pracownicy potrzebują narzędzi wspierających komunikację i współpracę w różnych aspektach. Oprócz maila, chcą korzystać w pełnym zakresie z aplikacji biurowych, komunikatorów, narzędzi ułatwiających pracę grupową przy projektach, rozwiązań pozwalających na sprawne przesyłanie informacji w ramach organizacji, aplikacji do spotkań wykorzystujących komunikację głosową i wideo oraz możliwości współdzielenia i sprawnego zarządzania dokumentami. Najlepiej, żeby cały pakiet był dostępny w ramach jednej platformy. Takie rozwiązanie, dzięki kompleksowości i wygodzie, jest cenne dla użytkowników, ale wręcz bezcenne dla działów IT, które muszą mierzyć się z utrzymaniem złożonej architektury aplikacyjnej i doceniają, jeśli jest to możliwe w ramach jednej platformy. Szczególnie gdy – tak jak Microsoft 365 – dodatkowo pozwala ona na zabezpieczenie urządzeń końcowych, które dziś dla wielu organizacji stały się najwrażliwszymi elementami firmowej infrastruktury IT.

Wobec takich oczekiwań, Microsoft 365, oferujący produkty i narzędzia przeznaczone do pracy zdalnej, takie jak Exchange, SharePoint, OneDrive czy Teams, jest doskonałym rozwiązaniem. Zwłaszcza że w ramach usługi Microsoft 365 może zostać uzupełniony o narzędzia identyfikacji, bezpieczeństwa i zgodności. Wszystkie usługi są chronione odpowiednimi zabezpieczeniami, w tym szyfrowaniem i uwierzytelnianiem wielopoziomowym.

Należy bowiem pamiętać, że ciągłość działania ma sens tylko wtedy, kiedy jest zapewniona w sposób bezpieczny. Wiele organizacji decydowało się na rozpoczęcie pracy zdalnej na dużą skalę w bardzo krótkim czasie. W konsekwencji musiały one zmierzyć się z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa procesom biznesowym, które nagle znacząco się zmieniły. Dlatego możliwość korzystania z platform do pracy zdalnej z wbudowanymi rozwiązaniami z obszaru bezpieczeństwa jest ogromnym ułatwieniem dla działów IT, działów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo IT, ale też dla działów biznesowych, które często ponoszą bezpośrednią odpowiedzialność za dane wykorzystywane w pracy.

Równie ważne jest, by zapewnić dostępność plików przechowywanych poza platformą i zadbać o dostęp do niezbędnych w pracy aplikacji, które działają w modelu tradycyjnym.

Co warto uwzględnić, kiedy zdecydujemy się dołączyć do wielu milionów użytkowników Office 365 i Microsoft 365 na świecie?

  • Edukacja: nie zostawiajmy pracowników samych sobie z nowymi narzędziami do pracy. Owszem, rozwiązania wspierające pracę zdalną są łatwe w obsłudze i bardzo intuicyjne, ale zawsze warto wyposażyć użytkowników w przydatną wiedzę, aby nie musieli jej szukać samodzielnie.
  • Cyfrowa higiena: zadbajmy o bezpieczeństwo i świadomość dotyczącą zagrożeń. Nawet jeśli rozwiązania do pracy zdalnej mają wbudowane zabezpieczenia, niezbędne okażą się szkolenia, edukacja i informacja na temat tego, co może się wydarzyć i jak reagować w sytuacji zagrożenia.
  • Cyfrowy savoir vivre: dawajmy dobry przykład, jeśli chcemy, by pracownicy w pełni wykorzystywali możliwości, jakie oferuje platforma do pracy zdalnej. Poczują się zainspirowani i zachęceni, widząc, że szefowie sami używają nowych rozwiązań.

Przywództwo w nowych realiach

Dla menedżera, który zarządza zespołem pracującym zdalnie, najważniejszym zadaniem jest utrzymywanie kontaktu z zespołem i w jego ramach. A to nowoczesne narzędzia do komunikacji i współpracy świetnie służą temu, aby utrzymać zaangażowanie wszystkich na odpowiednim poziomie. Oczywiście, poczta elektroniczna, komunikatory czy wiadomości tekstowe sprawdzają się jako narzędzie w codziennym porozumiewaniu się, jednak rzadko spełniają swoją rolę w budowaniu długoterminowej współpracy. Tę warto budować w oparciu o rozwiązania takie jak np. Microsoft Teams, które najlepiej nadają się do stworzenia platformy współpracy i komunikacji dla pracujących zdalnie zespołów.

Ale technologia i miejsce to jednak nie wszystko. Zarówno pracownicy i jak menedżerowie mierzą się z wieloma wyzwaniami, szczególnie jeśli wcześniej nie pracowali z domów. Do najtrudniejszych należą:

  • Brak bezpośredniego kontaktu z przełożonym i współpracownikami. Przełożeni obawiają się, że pracownicy nie będą pracować efektywnie. Z drugiej strony, wielu pracowników ma poczucie, że nie otrzymuje wystarczającego wsparcia od swoich szefów.
  • Brak dostępu do informacji. Osoby nagle postawione wobec konieczności pracy zdalnej mogą mieć kłopot z pozyskiwaniem potrzebnych do pracy informacji, czy to dostępnych w firmowych systemach, czy u kolegów z innych działów.
  • Brak firmowego życia. Poczucie osamotnienia pracownika jest jednym z najczęstszych wyzwań związanych z pracą zdalną. Pracownicy tęsknią choćby do nieformalnych interakcji w biurze. Wiele badań pokazuje, że w dłuższej perspektywie brak kontaktu niesie zagrożenie, że pracownicy będą czuli słabszą przynależność do swojej organizacji, co z kolei może mieć negatywny wpływ na ich motywację i zaangażowanie.

Na szczęście technologia wspierająca pracę zdalną pozwala menedżerom zmierzyć się z tymi wyzwaniami. O czym zatem warto pamiętać?

  1. Zbudowanie strategii komunikacji

Zarządzanie zdalnym zespołem rozpoczyna się od stworzenia strategii komunikacji. Należy zorganizować odpowiednią liczbę regularnych spotkań z członkami zespołu, uwzględniając częstotliwość (i nie – nie każdy potrzebuje spotkań co tydzień!), zakres tematyczny oraz formułę (niektórzy wolą pracować z listą zadań do zrealizowania na kolejne dni, inni potrzebują mniej szczegółowego planu projektów, np. na cały kwartał).

  1. Zarządzanie oczekiwaniami

Menedżer powinien pomóc zespołowi ustalić listę zadań i postawić realistyczne oczekiwania dotyczące jego pracy. Warto też jasno określić, jak będą mierzone wyniki pracy. Oznacza to potrzebę zdefiniowania zakresu, terminów i oczekiwanych wyników w taki sposób, aby można było to łatwo sprawdzić bez zastanawiania się, co zrobili poszczególni członkowie zespołu.

  1. Skupienie się na tym, co, a nie kiedy i jak robią pracownicy

Technologia może pomóc we współpracy i komunikacji, ale nie powinna służyć zarządzaniu każdym aspektem pracy wykonywanej przez zdalny zespół. Choć nadal ponad 40% firm uważa za konieczną inwestycję w nowe narzędzie do zarządzania wydajnością pracy (IDC, kwiecień 2020). Menedżerowie, zamiast skupiać się na aktywności podwładnych lub przepracowanych przez nich godzinach, powinni raczej myśleć o wynikach i o tym, jak mogą wspierać zespół w ich osiąganiu.

  1. Jeden pracownik – wiele zespołów

Pracownicy rzadko pracują tylko w jednym zespole. Dobrze jest więc zapewnić platformę, która w jednym miejscu pozwala pracownikom komunikować się i współpracować w tych wszystkich zespołach, w których działają. Dodatkowo, platforma pozwala na zapisywanie spotkań, współdzielenie dokumentów i komunikacji, co daje nowym członkom zespołu szanse na szybkie zapoznanie się z materiałami nie tylko na bieżącym etapie projektu, ale umożliwia też wgląd w przebieg całego procesu twórczego.

  1. Wybór różnych sposobów komunikacji

Sama poczta elektroniczna to nie wszystko. Warto korzystać z rozwiązań takich jak chat czy komunikator głosowy, ale też np. wideokonferencje, które dają uczestnikom możliwość pracy i interakcji jak na spotkaniach twarzą w twarz. Wideokonferencje mają wiele zalet, zwłaszcza dla mniejszych grup: budują porozumienie i wiedzę o współpracownikach oraz pomagają zmniejszyć poczucie izolacji w poszczególnych zespołach. Natomiast wideo bywa szczególnie cennym rozwiązaniem w przypadku trudnych rozmów, ponieważ pozwala na bardziej osobisty kontakt niż mail czy komunikator.

  1. Elastyczność ponad wszystko

Dziś praca nie oznacza ośmiu godzin wykonywania swoich obowiązków „od – do”. Narzędzia do pracy zdalnej są właśnie po to, by pracownicy sami mogli zadecydować, kiedy i gdzie chcą wykonywać swoją pracę. Jest to szczególnie istotne dla młodych ludzi, którzy do czasu pracy podchodzą w zupełnie inny sposób niż ich rodzice, ale też dla osób próbujących pogodzić wymagającą pracę z nie mniej wymagającym życiem rodzinnym.

  1. Trzymanie ręki na pulsie

Szefowie powinni też pamiętać, że zaangażowanie, zadowolenie i motywacja pracownika to bardzo mierzalne zmienne. Jeśli, będąc szefem, nie wiemy jak kształtują się one w naszym zespole, a co ważniejsze, jak zmieniają się czasie, możemy być zaskoczeni, gdy pewnego dnia okaże się, że zespół nie lubi ze sobą pracować, połowa ludzi chce odejść, a pozostali nie mają serca do powierzonych im zadań. Zagrożenie to jest to szczególnie ważne w sytuacji dużej niepewności na rynku. Dlatego też obserwujemy, że firmy chcą sięgać po narzędzia mierzące i wspierające zaangażowanie pracownika. W kwietniu 2020 roku aż 45.8 proc. europejskich firm przewidywało wzrost wydatków na takie rozwiązania.

Gotowi na chmurę

Jak pokazują europejskie badania IDC przeprowadzone w 2019 roku, szybkość wdrożenia jest jednym z trzech najważniejszych powodów, dla których firmy decydują się na zakup rozwiązań w chmurze. Inne ważne i pożądane cechy to: potrzeba funkcjonalności dostępnych wyłącznie w modelach chmurowych i łatwa skalowalność aplikacji chmurowych.

Możliwość uruchamiania aplikacji z chmury ma jeszcze jedną zaletę, szczególnie ważną dla firm o rozproszonej strukturze organizacyjnej. Przy dobrze skonfigurowanej infrastrukturze sieciowej i odpowiednich narzędziach do zarządzania urządzeniami końcowymi, platformę do komunikacji i współpracy można wdrożyć jednocześnie dla wielu użytkowników. Poza tym, chmura znacznie ułatwia późniejsze zarządzanie aplikacjami w firmie, odciążając zawsze zbyt zapracowany dział IT i poprawiając jakość usług świadczonych przez IT na rzecz biznesu.

Między innymi z tych powodów, blisko 70 proc. polskich firm w badaniu przeprowadzonym przez IDC w kwietniu 2020 roku zadeklarowało, że mimo pełnej wyzwań sytuacji gospodarczej utrzyma lub zwiększy wydatki na oprogramowanie w chmurze. Przy czym na narzędzia do współpracy wydatki chce zwiększyć 44.5 proc. badanych, a na aplikacje do wideokonferencji – aż 60.6 proc.

Wszystko to nabiera znaczenia, kiedy organizacja zostaje zmuszona, czasem wręcz w trybie pilnym, niemal z dnia na dzień, by przejść na pracę zdalną oraz stworzyć warunki do niej i umożliwić ją prawie wszystkim pracownikom w firmie. Ostatnie miesiące pokazały, jak wiele firm i instytucji w bardzo krótkim czasie musiało udostępnić taką opcję swoim pracownikom, aby móc nadal funkcjonować.

Mimo że rozwiązania wspierające zdalną komunikację i współpracę – takie jak Microsoft 365, a szczególnie dostępna w ramach platformy aplikacja Teams – oferują techniczne możliwości błyskawicznego wdrożenia, trzeba pamiętać, że skoro czas to pieniądz, warto, by został on wydany mądrze. Zawsze można sprawdzić, jak w danym momencie wygląda oferta dostawcy, bo może właśnie proponuje on możliwość skorzystania ze swoich rozwiązań nieodpłatnie lub w bardzo atrakcyjnej cenie. Jednak najważniejsze to zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii:

  • Koniecznie trzeba odpowiedzieć sobie na pytania:
    • Dlaczego i po co wdrażamy narzędzia do zdalnej komunikacji i współpracy?
    • Czemu to ma służyć, lub wręcz: co ma to poprawić w sposobie działania organizacji?
    • Czy aktualne procesy i ścieżki komunikacji powinny się zmienić, a jeśli tak, to w jaki sposób?
    • Czy kultura organizacyjna pozwala na ten model pracy, czy może nie, więc wymaga pewnych modyfikacji?
  • Trzeba zdawać sobie sprawę, że wdrożenie, nawet przeprowadzone w krótkim czasie, stanowi poważną zmianę – wymagającą, jak każda zmiana w firmie, odpowiedniego nią zarządzania.
  • Warto zastanowić się, czy musimy wdrożyć całą platformę od razu. Rozwiązania takie jak oferowane przez Microsoft, proponują całą pulę aplikacji: od poczty, przez komunikatory i możliwość organizowania wideokonferencji po współdzielenie dokumentów i zarządzanie projektami. Warto przemyśleć, które elementy są najważniejsze, a które możemy uruchomić w następnej kolejności. Pozwoli to uniknąć ryzyka i rozczarowań, że użytkownicy, którzy nagle dostają do rąk kilka nowych rozwiązań, decydują się korzystać tylko z jednego z nich – tego najprostszego i najlepiej znanego.
  • Obowiązkowo należy zadbać o komunikację i szkolenia dla przyszłych użytkowników. Jasność i intuicyjność oferowanych dziś rozwiązań, a także prywatne doświadczenia pracowników nie powinny być usprawiedliwieniem dla pomijania szkoleń i podejścia typu: „mamy 2020 rok, na pewno sobie poradzą”.
  • Dobrym posunięciem będzie krytyczne spojrzenie na własne zasoby oraz refleksja, czy musimy polegać we wdrażaniu tylko na sobie. Dostawcy rozwiązań oferują zawsze szerokie i cenne wsparcie przy projektach, bo mają nie tylko dogłębną wiedzę na temat samego rozwiązania, ale też doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń w innych firmach. Korzystając z takiej pomocy możemy uniknąć ewentualnych błędów, a nawet skrócić sobie czas wdrożenia.

Jednak najważniejsze wydarzy się dopiero po tym, jak zakończymy wdrożenie.

Najszybciej i najsprawniej przeprowadzone wdrożenie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli organizacja nie zadba o to, by pracownicy z tych nowych rozwiązań korzystali. Skoro wiemy, po co wdrożyliśmy platformę do pracy zdalnej, to sięgnijmy teraz po najlepsze sposoby, żeby zachęcić użytkowników do korzystania z nowych rozwiązań.

źródło: Microsoft

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: