Dział windykacji – czy warto tworzyć go we własnej firmie

Problem nieterminowo regulowanych zobowiązań to kłopot wielu firm zarówno z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, jak i rynkowych potentatów. Jak wynika z ankiet oraz prowadzonych badań około 78% firm otrzymuje płatności po terminie. 1/5 faktur zostaje regulowana nawet 4 miesiące po dacie wymagalności. Jednym z powodów jest przeświadczenie, że „kilka” dni po terminie  nie ma wielkiego znaczenia i płatności można maksymalnie opóźniać.  Zdarza się, że takie działania doprowadzają do utraty płynności finansowej. Szczególnie w sektorze MŚP.

Zagadnienie nieterminowo regulowanych płatności jest szerokie a monitorowanie należności powinno być prowadzone na etapie zawierania umowy. Weryfikacja klientów czy potencjalnych kontrahentów daje możliwość ograniczenia strat i uniknięcia płacenia faktur po terminie. Na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań pozwalających na wstępne oszacowanie faktycznej zdolności płatniczej czy kondycji finansowej firmy taki jak BIG, BIK, Erif, Bisnode mBig czy biała lista podatników. Nie chcąc inwestować w dodatkowe systemy mamy możliwość korzystania z własnych doświadczeń i wprowadzenie ewentualnej czarnej listy. Z całą pewnością należy stwierdzić, że zadbanie o ewentualne odzyskanie należności zaczyna się od etapu negocjacji i zawarcia umowy. Warto przyjąć zasadę, że lepiej zapobiegać.

Niewątpliwie wewnętrzny dział windykacji generuje koszty. Dostosowanie systemów  teleinformatycznych, zatrudnienie kadry oraz zapewnienie szkoleń na odpowiednim poziomie wymaga nakładów finansowych na co nie mogą sobie pozwolić niejednokrotnie mniejsze firmy. W takim przypadku warto rozważyć oddelegowanie zadań obecnym pracownikom. Sztuki odzyskiwania należności można się nauczyć. Coraz więcej firm stawia na polubowne rozwiązywanie sporów. W początkowym etapie nasi współpracownicy mogą wysyłać przypomnienie o terminie zapłaty np. na kilka przed datą zapadalności oraz informację o zaległości. tuż po minionym okresie spełnienia świadczenia. Wczesny etap windykacji daje szansę na stosunkowo szybie odzyskanie wierzytelności. Nie mając dostosowanych systemów powinniśmy korzystać z podstawowych narzędzi, nie wymagających dużego nakładu finansowego tj. poczta elektroniczna, telefon oraz excel. Odpowiednie stworzone zestawienie ułatwi monitorowanie terminów zapłaty i egzekwowanie należnego kapitału. W wielu przypadkach sms, mail czy telefon są wystarczającą formą odzyskania długu.

Dochodzenie swoich roszczeń nie jest proste. Do wyboru mamy dwie ścieżki – sądową i pozasądową. Decydując się na uzyskanie tytułu egzekucyjnego musimy zdawać sobie sprawę, że sukces odzyskania należnych nam środków uzależniony jest od sprawności przebiegu postępowania i w następstwie działania komorniczego. Należy się przygotować na uiszczenie opłat za prowadzenie postępowań. Wybierając ścieżkę pozasądową jesteśmy w stanie ograniczyć wstępne koszta i elastycznie dobierać rozwiązania np. mediacje, negocjacje czy indywidualne plany spłat.  Często znając procedury oraz charakterystykę działań przedsiębiorstwa łatwiej jest dopasować sposób odzyskania należności przez „wewnętrzny” dział windykacji. Warto podjąć działania we własnym zakresie starając się nie generować dodatkowych, sporych kosztów.

Kamil Laskowski

Autor: Kamil Laskowski

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: