Choć obserwujemy aktualnie zdecydowanie większą otwartość działów HR, uchodzących dotychczas za stosunkowo hermetyczne, na różnorodne działania wewnątrz organizacji, a także dojrzałość technologiczną, w mojej opinii wciąż powszechne są ich obawy wobec outsourcingu. Niechęć do przekazania dokumentów personalnych zewnętrznym podmiotom oraz pozorna utrata kontroli nad zasobami stanowią najczęstszą barierę przed wdrożeniem e-teczki pracowniczej.
Uważam, że wynika ona przede wszystkim z obowiązujących przez wiele lat przepisów, które wymagały od biznesu przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej oraz prowadzenia fizycznych archiwów, do czego trwale przyzwyczaiły się działy kadrowo-płacowe. Korzyści z digitalizacji teczek pracowniczych są niekwestionowane, a w czasie pandemii, która zmusiła nas do nagłego przeniesienia życia zawodowego do własnych domów, dodatkowo zyskały na znaczeniu. Są to m.in. nieograniczony dostęp do zasobów z dowolnej lokalizacji, wyłącznie dla uprawnionych osób, skrócenie czasu na odnalezienie konkretnego dokumentu do zaledwie kilkunastu sekund, optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem archiwum, a przede wszystkim możliwość oddania żmudnych obowiązków „w ręce technologii” na rzecz zadań strategicznych.
Należy mieć przy tym świadomość, że pracodawcy mają możliwość prowadzenia teczek personalnych wyłącznie w postaci elektronicznej dopiero od początku 2019 r., kiedy to weszły w życie przepisy w ramach rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wówczas w praktyce rozpoczął się trend na digitalizację HR, który stopniowo rozwija się do dziś. Warto jednak zaznaczyć, że transformacja, przede wszystkim w obszarze świadomości i postaw pracowników, zachodzi powoli, a przez niespełna 4 lata nie miała szansy w pełni rozwinąć skrzydeł. Jestem przekonana, że prawdziwie lawinowy wzrost zainteresowania cyfryzacją teczek personalnych dopiero przed nami. Konsekwentne edukowanie biznesu to czasochłonny proces, który przy odpowiednim zaangażowaniu w długoterminowej perspektywie daje gwarancję efektów.