Faktury ustrukturyzowane są w wykorzystywane w polskim systemie podatkowym od 2022 roku. Rozwiązanie SAP KSeF ma na celu usprawnić i ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej, oferując m.in. szybszy dostęp do dokumentów. W praktyce oznacza to też uszczelnienie systemu podatkowego i zminimalizowanie ryzyka pojawienia się błędu w przypadku rozliczeń podatku VAT. Jak zatem przygotować firmę na wdrożenie faktur ustrukturyzowanych z SAP KSeF?
SAP KSeF w praktyce
SAP to zbiór specjalistycznych programów, służących do zarządzania procesami biznesowymi. Z kolei KSeF to tzw. Krajowy System e-Faktur, który można zintegrować z systemem SAP i tym samym korzystać m.in. z automatycznej obsługi procesu wysyłki i odbioru faktur ustrukturyzowanych.. Obecnie rozwiązanie to jest dobrowolne, ale od 1 lipca 2024 roku stanie się obowiązkowe. Dlatego też tak ważne jest odpowiednie przygotowanie do nadchodzących i przetestowanie SAP KSeF możliwie jak najszybciej. Ostatecznie rozwiązanie to pozwoli dopasować procesy biznesowe do wymogów technicznych Ministerstwa Finansów.
Warto tutaj zaznaczyć, że nie każda faktura elektroniczna jest fakturą ustrukturyzowaną. Ta druga musi bowiem zawierać określone informacje i być zapisana w odpowiednim formacie (XML), który pozwala odczytywać i przetwarzać zawarte w niej dane. Pozwoli to zautomatyzować proces wysyłania i odbierania e-faktur, co zwiększy efektywność pracy i zmniejszy ryzyko pomyłek.
Korzyści płynące z wdrożenia SAP KSeF:
- automatyzacja pracy i większa efektywność,
- zmniejszone ryzyko popełnienia błędu,
- krótszy czas zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni),
- sprawniejszy obieg dokumentów,
- bezpieczeństwo przesyłanych danych, dzięki szyfrowaniu,
- łatwy dostęp do faktur,
- brak potrzeby archiwizacji danych.
System ten ma być nieocenioną pomocą w przechowywaniu i oznaczaniu faktur, dzięki wprowadzeniu automatyzacji. Pozwoli ona na analizę i kontrolę danych na fakturach wraz z możliwością odrzucenia lub braku możliwości ich wystawienia.
W jaki sposób firma może przygotować się na wdrożenie faktur ustrukturyzowanych z SAP KSeF?
Przede wszystkim warto zadbać o szczegółową analizę tj. zweryfikować, które obszary przedsiębiorstwa będą realnie zaangażowane we wdrażanie tego procesu. Pracownicy powinni brać udział w określaniu założeń i proponowaniu rozwiązań.
Do KsEF powinny trafiać wszystkie faktury sprzedażowe. Co więcej, ważna jest też integracja z innymi systemami. Trzeba tutaj pamiętać o specyfice wewnętrznego środowiska IT. Dlatego też, aby zminimalizować ryzyko pojawienia się problemów, dobrze jest zweryfikować, jak wyglądają faktury przesyłane do systemu za pośrednictwem interfejsów, jak będą wyglądały dokumenty wystawiane w oprogramowaniu. Muszą one bowiem spełniać wymogi faktur przesyłanych do KSeF.
Dlaczego warto o to zadbać już teraz?
Wcześniejsze wdrożenie SAP KSeF pozwoli realnie przygotować się na nadchodzące zmiany, które obejmują nie tylko dział finansowo-księgowy, ale również inne obszary działalności. Presja czasu może spowodować pojawienie się kosztownych błędów. Dlatego też zaleca się wykonanie uprzedniego przeglądu wewnętrznych procesów.
Firma musi zrozumieć samo pojęcie faktur ustrukturyzowanych. Muszą one zostać dostosowane do standardów Ministerstwa Finansów, by były łatwo odczytywane i przetwarzane przez systemy informatyczne. Przedsiębiorstwo musi zidentyfikować obszary, gdzie można wprowadzić takie usprawnienia. Należy dokładnie zweryfikować proces wystawiania faktur, przetwarzania płatności, zarządzania dokumentami itd. Warto też sporządzić szczegółowy raport obejmujący te obszary, w których faktury ustrukturyzowane mogą przynieść największe korzyści.
Nie bez znaczenia jest też wybór odpowiedniego dostawcy systemu SAP KSeF. Powinien mieć on doświadczenie w implementacji faktur ustrukturyzowanych i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także posiadać referencje od innych klientów. Ważne jest też stałe wsparcie techniczne czy szkolenia dla pracowników, aby zagwarantować w pełni satysfakcjonujące wdrożenie systemu. Firma powinna ponadto wybrać lidera projektu, który będzie odpowiedzialny za koordynację tego typu działań i komunikację z innymi działami. Zaangażowanie pracowników jest kluczowe, aby zmiany przebiegały płynnie i bezproblemowo.
Warto również przygotować pod wdrożenie SAP KSeF dokumentację i dane. Muszą być one aktualne i skonwertowane na format zgodny z wymogami systemowymi. Dobrze też przeprowadzić testy systemu, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Mowa tutaj o testach funkcjonalnych oraz precyzyjnych symulacjach.
